Organização Eletrônica

por Dhion C. Hedlund

Consulta no M. Access: retornando os documentos que já venceram seus prazos no arquivo corrente

Mostrarei um método para criar uma consulta que retorna todos os documentos do banco de dados que já venceram seus prazos no arquivo corrente. Baseado no software "Access" da Microsoft, com base no arquivo do trabalho final da disciplina de SGBD do Curso de Arquivologia da UFSM, realizado algum tempo atrás.

Considerando que temos no banco de dados:

  • uma tabela de cadastro de documentos, com no mínimo seus campos de identificação: coddocumento (Numeração Automática); codclassificacao (Texto); dataproducao (Data/Hora); assunto (Texto); documentoanexo (Objeto OLE).
  • uma tabela pra definir os tempos de guarda dos tipos documentais. Exemplo de campos: codclassificacao (Texto); tempocorrente (Número (Inteiro longo)); tempointermediario (Número (Inteiro longo)); destinacaofinal (Texto).
  • uma tabela referenciando os códigos da classificação, ou seja, para cadastrar o plano de classificação e seus respectivos códigos que serão usados nas outras tabelas para identificar o documento. Exemplo de campos: codclassificacao (Texto); grupo (Texto); serie (Texto); subserie (Texto); tipodocumental (Texto).

Na consulta que será criada trabalharemos com dois principais campos: dataproducao (Data/Hora); tempocorrente (Número (Inteiro longo)) e a data atual que é buscada automaticamente no sistema pelo Access.

Logo, pensamos no seguinte cálculo: Data da produção do documento + Tempo no arquivo corrente < Data atual

Ou seja, somando a data de produção do documento com o tempo no arquivo corrente, tem que ser menor que a data atual para retornar os documentos.

Ok. Porém haverá um erro se a consulta for esta. Note que o campo da dataproducao é "Data/Hora" e do tempocorrente é "Número (Inteiro longo)". Ex.: DD/MM/AA (dataproducao) e 1 (tempocorrente). Este último foi feito assim, pensando em definir o tempo em anos.

Bom, a solução é multiplicarmos o número do campo tempocorrente por 365 (dias no ano). Após, realizar o cálculo acima proposto.

Criando a consulta
Clique no menu lateral em Consultas:


Clique em 'Criar consulta no modo design'. Adicione as três tabelas para a área de relacionamentos:


Faça os relacionamentos nas tabelas arrastando um campo da tabela para cima de outro na outra tabela. Ligue os campos: codclassificacao da tabela plano de classificação nos outros dois campos de mesmo nome em cada uma das outras duas tabelas. Veja o exemplo:


Agora defina os campos que aparecerão nesta consulta preenchendo o formulário abaixo dos relacionamentos. Próxima figura:


Nesta próxima etapa vamos construir a condição para criar a consulta, ou melhor, criar o cálculo citado antes. Clique com o botão direito do mouse na parte vazia do próximo campo, e em 'construir' como mostra a imagem a seguir:



Aparecerá uma janela onde deverá ser construído parte do cálculo. Navegando nas pastas laterais, construa a expressão conforme mostra a próxima figura e clique em OK.


Então voltará à tela anterior e ficará como mostra a próxima figura. Agora coloque a expressão <data() no campo 'critério'. Clique em Salvar e teste a nova consulta.


Esta consulta retornará todos os documentos cadastrados que já podem ser transferidos para o arquivo intermediário por ter vencido seu prazo no arquivo corrente.


Consulta para retornar os documentos passíveis de recolhimento

Você pode também fazer uma consulta retornando os documentos que já podem ser recolhidos ao arquivo permanente. Para isso, deve ser 'tempointermediario' + 'tempocorrente' + 'dataproducao' <data().
Mas lembre-se, como o campo tempointermediario também é de número inteiro longo, você deve multiplicar por 365. Assim, terá duas multiplicações por 365 na janela de construção de expressões. Veja o exemplo:


Note que esta consulta irá retornar TODOS os documentos que já venceram seus prazos no corrente e intermediário, independente da sua destinação final (eliminação ou descarte) exposto no campo 'destinaçãofinal' do documento.

Você pode exibir o campo 'destinaçãofinal' na consulta, preenchendo novamente o formulário abaixo da área de relacionamentos.


Obs.: Claro que não aparecerá nada se não tiver conteúdo de exemplo no banco de dados!


/Dhion Hedlund

Washington State Digital Archives



Localizado em Cheney, WA no campus da Universidade de Washington oriental, a nova unidade foi projetada a partir do zero para sediar este complexo programa tecnicamente. A interface web e banco de dados do armazém foram projetado especificamente para o Arquivo Digital para segurar e muito importante registros eletrônicos única encontrada em todo o Estado, e prestar diretamente, para a frente um acesso simples para os pesquisadores.

O Arquivo Digital inclui um estado do centro de pesquisa de arte, com pesquisas estações de computador, uma apresentação de alta tecnologia em sala de aula e uma de classe mundial centro de dados.

Arquivos Digitais de fundo*
O Washington State Digital Archives é a primeira nação a arquivos dedicado especificamente para a preservação dos registros eletrônicos das duas agências estaduais e locais que têm valor legal, fiscal ou histórico permanente.

Documentos técnicos e apresentações
A agência começou o planejamento estratégico para o Arquivo Digital, em março de 2000, quando o projeto apareceu pela primeira vez da agência Information Technology Portfolio.Planejamento para o projeto físico e infra-estruturas técnicas da instalação ocorreu durante CY 2002. O estado de 2001-2003 Orçamento de Capital (SSB 6155), autorizou o secretário de Estado para celebrar um contrato de financiamento para a construção. Os primeiros trabalhos para a instalação de site em Cheney, Washington começou em julho de 2002, com a construção a partir de janeiro de 2003.

Este mecanismo serve agora como o "físico" hub para o Arquivo Digital e foi concluída em junho de 2004. Este dois andares abriga tanto a instalação de Eastern Washington Arquivo Regional (arquivos em papel tradicional), bem como os arquivos digitais que servem tanto agências governamentais locais e estaduais.

Concomitante com a construção, a investigação começou no e tecnológica aspectos programáticos do Arquivo Digital. As visitas ao local por membros da equipe do projeto foram feitas para o Arquivo Nacional ea Biblioteca do Congresso. Um plano estratégico foi elaborado, que incluiu extensa participação dos funcionários, a gerência executiva e as partes interessadas externas. Estado 2001-2003 O Orçamento de Capital também autorizou a alguma autoridade de financiamento para o Gabinete do Secretário de Estado para a compra de equipamentos de tecnologia e software para o Arquivo Digital.

Em junho de 2004, desenvolvimento de costume na interface web e design de banco de dados começou, combinando as mais recentes tecnologias com a teoria arquivística tradicional para criar um primeiro de seu tipo de repositório. O objetivo do programa era fazer o eletrônico registros históricos de Estado e de governo local de fácil acesso ao público, de qualquer lugar, a qualquer momento. Os primeiros registros trazidos para o cuidado instalações foram registros de casamento de três comarcas-piloto Chelan, Snohomish e Spokane, juntamente com o Censo Histórico e registros de naturalização dos Arquivos do Estado e Biblioteca Estadual.

A inauguração da unidade ocorreu em 04 de outubro de 2004 e foi assistido por legisladores do Estado de Washington, os oficiais do condado, arquivistas de todo os Estados Unidos, bem como uma delegação de arquivista regional de lugares tão distantes como a China. Entre os palestrantes para este prestigioso evento foram o secretário de Estado Sam Reed e Bellardo Lew, vice-arquivista dos Estados Unidos.


*Tradução do Google

Visite e saiba mais sobre o Washington State Digital Archives acessando http://www.digitalarchives.wa.gov/


O objetivo deste blog é meramente informativo. Tecnologia do Blogger.