por Dhion C. Hedlund

Entendendo Groupware...


Uma estrutura de software colaborativo (sistema E-Groupware) não deve ser apenas visto como uma simples coleção de aplicações, nem como apenas um simples visualizador de mensagens. O E-Groupware deve ser entendido antes de tudo como uma infra-estrutura que reune todo o conhecimento e inteligência da empresa de modo a garantir o sucesso das necessidades dos usuários quando necessitarem de tais dados.


Então... que é E-Groupware?

E-Groupware é um termo usado para descrever softwares que facilitam a colaboração através do compartilhamento de informações. A maior parte dos produtos Groupware permitem aos usuários compartilhar dentre outros ítens, calendários e livros de endereço (address books).
Normalmente é composto por um conjunto de ferramentas cooperativas/colaborativas, que possibilitam a interação entre múltiplos participantes. Em outras palavras é um conjunto de ferramentas que visam compartilhar informações entre determinados grupos de trabalho definidos fisica e logicamente (funcionários de uma empresa, por exemplo). Um groupware online permite um acesso universal aos dados e a criação de grupos de trabalho com clientes, fornecedores, parceiros temporários ou permanentes, etc. É uma tecnologia que permite que um grupo de pessoas possam trabalhar no mesmo aplicativo ou sistema, não importa onde eles estejam.

Como os processos de trabalho entre os indivíduos são muito específicos e evoluem com o tempo, a tecnologia de groupware deve providenciar flexibilidade suficiente para ser adaptada às necessidades de cada grupo e à evolução dos processos de trabalho. O groupware deve prover ao grupo a possibilidade de montar o seu contexto de trabalho, selecionando e configurando um conjunto de ferramentas colaborativas específicas para suas necessidades.

Com o desenvolvimento da internet, vídeo conferência e outras tecnologias da comunicação, o desenvolvimento de sistema Groupware permite a partilha de conhecimentos e informações entre pessoas de diferentes grupos geográficos permitindo-lhes trabalhar em conjunto para atingir um objetivo único.
Na era moderna, onde as empresas estão se expandindo para além, tanto local como nacional, a colaboração entre os funcionários para trocarem idéias pode ser um problema, mas para ser competitivo essa diversidade é necessária em grandes empresas. Então, uma boa comunicação é necessária entre os trabalhadores e é onde se torna pré-requisito o sistema de Groupware.

Quanto às interações em um grupo de trabalho, podem ocorrer em quatro dimensões de tempo e espaço:



Mesmo
tempo
Tempo
diferente
Mesmo
local

Síncrona
  (ou face-a-face)  
     Assíncrona    
Local
  diferente 

Síncrona
distribuída
Assíncrona
distribuída


O objetivo é desenvolver a capacidade de dar respostas rápidas e certas aos clientes, internos e externos, de modo a conseguir tomar decisões com a eficiência necessária para não perder as oportunidades que nos surgem e não esperam.

Groupware tem uma série de vantagens. Mas a primeira pergunta é por que as pessoas querem usá-lo? Aqui estão alguns pontos:

  1. Ele dispõe de várias modalidades de comunicação permitindo assim resolver problemas do grupo.
  2. Groupware ajuda a proporcionar uma comunicação mais rápida e mais clara e também possibilita comunicações em áreas remotas, onde, caso contrário, não teria sido possível.
  3. Ele ajuda na criação de grupos de interesses comuns, que não pode ser possível em situações da vida real como é difícil reunir o número suficiente de pessoas.
  4. Como software de colaboração, também ajuda na capacitação de telecomunicações, reduzindo as despesas de viagem.
  5. Junta múltiplas perspectivas e especialidades.
  6. Economiza tempo e custos na coordenação de trabalho em grupo.

Principais características do software de colaboração:

  1. Resolver problemas de competência do grupo - A principal vantagem do Groupware é que permite que os usuários acessem dados idênticos e assim, a capacidade de resolução de problemas é maior. Com um acesso rápido a informações precisas de comunicação com os outros usuários, o processo de decisão torna-se fácil e, conseqüentemente aumenta a eficiência do processo decisório.
  2. Local centralizado para armazenamento de dados - Como muitas pessoas têm acesso aos dados ao mesmo tempo, o Groupware é projetado para armazenar e gerenciar todos os dados que são relevantes para o projeto oferecendo fácil acesso para todos. Além disso, o Groupware também registra as modificações feitas pelos usuários e da pessoa que é responsável pela modificação.
  3. Vários tipos de comunicação - Groupware melhora a comunicação entre os utilizadores, proporcionando diferentes métodos de comunicação tais como mensagens instantâneas, conferência web, acessar banco de dados e versão do documento. Como uma repercussão desta, a comunicação se intensifica e se torna mais clara, mais rápida e mais eficiente.

Alguns software de Groupware:

  • E-Group (Código-aberto)- http://www.egroupware.org/
  • TUTO - http://www.tutos.org
  • Kolab (em vários idiomas, suporta correio, directorio, agenda e nativamente interactúa com KDE)
  • Synergeia adaptação do meio BSCW ao mundo educativo. É gratuito e está traduzido, entre outros idiomas, ao espanhol. 
  • Redianet aplicação para aproveitar uma sala ou aula com PC em rede para colaboração e a compartición de meios. 
  • Workflux.net solução para administração, distribuição e controle de arquivos e projectos empresariais em Idioma espanhol|espanhol]]. 
  • Isabel, sistema de videoconferencia distribuído e em grupo
  • Applications Server .
  • Coneix, intranet para a gestão de projectos implementada em PHP e MySQL
  • Moodle, aplicação educativa; programa de gestão de cursos. 
  • Civinext Groupware, plataforma desenvolvida exclusivamente para administrar de maneira eficiente a gestão de toda a comunicação interna e externa de uma organização.
  • K3-exchange (K3x) Soluções para melhoras de productividad que combinam tecnologias do conhecimento e colaboração.
  • Open-Xchange, plataforma software livre de colaboração inteligente com interface site Ajax.
  • Scalix, alternativa software livre a Microsoft Exchange com interface site Ajax. 
  • BSCW, meio telemático baseado em espaços compartilhados de trabalho. As siglas correspondem a "Suporte básico para trabalho cooperativo". Comercial, com licenças gratuitas para fins educativos e está traduzido, entre outros idiomas, ao castelhano. 
  • OpenGroupWare solução de trabalho em grupo via site, de código aberto.
  • Zimbra Collaboration Suite solução de trabalho em grupo (em vários idiomas, suporta correio, directorio, agenda, transportadora instantánea, calendário, espaços de trabalho).
  • TalkAndWrite (software interactivo em tempo real que simula a interacção de duas pessoas que trabalham uma ao lado da outra em um documento em comum).
  • phpgroupware (em Idioma inglês|inglês]], ainda que conta com um demo com livre acesso no qual podem se mudar as preferências a idioma espanhol).


Reflexão: Se groupware é tão relevante, porque não é largamente utilizado?


Sites pesquisados:
http://www.wikilingue.com/
http://www.mknod.com.br/
http://www.tecgraf.puc-rio.br/
http://www.a-tr.net/
http://www.optei.com.br/
http://images2.topbits.com/pt


/Dhion C. Hedlund


Instalação do Archivematica a partir de uma máquina virtual no software Virtual Box

Apresento um passo-a-passo para a instalação do Repositório Digital Archivematica, a partir de uma máquina virtual criada pelo software Virtual Box.
O Virtual Box é um software que permite a instalação de diversos sistemas operacionais em um computador, a partir da criação de máquinas virtuais, simulando um Hard Disk (HD) independente para cada sistema operacional instalado. Baseado na política de software livre, ele pode ser instalado tanto em plataforma Windows quanto em Linux. A instalação do Xubuntu - que contém o Archivematica - no Virtual Box se torna mais simples, porém é importante definir as configurações de memória e espaço de armazenamento corretamente, pois isso influencia diretamente no desempenho do Repositório Digital. Também, há a possibilidade de instalação do Archivematica a partir da criação de um disco inicializável para rodar o sistema operacional Xubuntu. 
Em poucas palavras podemos definir um disco inicializável como sendo uma mídia de armazenamento digital (pen-drive, CD, DVD, HD) contendo um software (nesse caso, o sistema operacional Xubuntu) que pode inicializado diretamente no computador a partir desta mídia, sem que haja dependência de outro sistema ou software já instalado no computador.
Após ser instalado o Virtual Box no computador, é necessário executá-lo. Ao abrí-lo, se deve clicar no botão “Nova”. Seguindo os passos apresentados a cada janela, se chegará à tela onde é exigido informar o sistema operacional a ser instalado (no caso, o Xubuntu) e a sua versão. Se deve selecionar “Linux” e “Ubuntu” respectivamente, conforme apresentado na figura seguinte (FIGURA 1):



FIGURA 1– Tela de configuração de Sistema Operacional para criação da máquina virtual


Ao clicar em “Próximo”, irá aparecer a janela onde se deve selecionar o disco rígido virtual para a máquina virtual. O arquivo utilizado neste método de instalação é aquele com a extensão de arquivo VDI, extraído do arquivo "archivematica-0.8-alpha-vbox.tbz*" recebido através do download. Deve-se marcar a opção “Utilizar disco rígido existente”. Observe conforme a figura seguinte (FIGURA 2):


FIGURA 2 – Seleção do arquivo VDI para o Virtual Box

Após estas etapas, a máquina virtual será criada, tendo como disco rígido virtual o arquivo VDI do Archivematica. Se deve clicar em “Start” e esperar iniciar o sistema Xubuntu. Vale ressaltar que para quaisquer tipo de instalação do Archivematica, é proporcionado o tamanho limite de 20GB de espaço para armazenamento dos documentos digitais. Dependendo do tamanho do acervo, é preferível aumentar esse tamanho, utilizando-se de softwares de edição de partições para redimensionar o HD virtual, como por exemplo, o software GParted.

*De acordo com o download realizado em http://archivematica.org/downloads/archivematica-0.7alpha-virtualbox-r4.tbz. Acesso em: 05 mai. 2012.



Dica: para a instalação definitiva em um disco inicializável, leia o post: http://archivematica.blogspot.com.br/2012/06/instalaa.html

Para aumentar o tamanho do disco rígido virtual no Virtual Box, leia o post: http://dhiion.blogspot.com.br/2012/08/como-redimensionar-o-disco-virtual-do.html

Congresso internacional inédito sobre gestão da informação e documentos corporativos


Nos dias 03 e 04 de julho, o Rio de Janeiro irá sediar pela primeira vez uma edição do congresso internacional sobre gestão de informação e documentos corporativos, que ocorre tradicionalmente em São Paulo. O encontro será na FIRJAN e contará com a participação de especialistas americanos e também de Cezar Taurion, envangelista em novas tecnologias da IBM, entre outros nomes. A programação reúne 14 palestras sobre as últimas tendências do setor, as melhores práticas e apresentação de cases, além de uma exposição tecnológica, cuja visitação é gratuita. O evento é voltado aos profissionais de TI, gestores e administradores.

Tome Nota
Descrição: Congresso Internacional de Gestão da Informação e Documentos Corporativos
Data: 03 e 04 de julho
Local: FIRJAN - Federação das Indústrias do Rio de Janeiro (Avenida Graça Aranha, 1, Centro, Rio de Janeiro - RJ)
Horário: Das 8h às 18hs
Mais informações: www.ecmshow.com.br



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