Pular para o conteúdo principal

Consulta no M. Access: retornando os documentos que já venceram seus prazos no arquivo corrente

Esse post mostra como criar uma consulta para retornar todos os documentos do banco de dados que já venceram seus prazos no arquivo corrente. Baseado no SGBD Access da Microsoft.

Nota da aula de "Tópicos avançados em banco de dados para arquivística" no curso de Arquivologia da UFSM.

Considerando que temos no banco de dados:


  • uma tabela de cadastro de documentos, com no mínimo seus campos de identificação: coddocumento (Numeração Automática); codclassificacao (Texto); dataproducao (Data/Hora); assunto (Texto); documentoanexo (Objeto OLE).





  • uma tabela pra definir os tempos de guarda dos tipos documentais. Exemplo de campos: codclassificacao (Texto); tempocorrente (Número (Inteiro longo)); tempointermediario (Número (Inteiro longo)); destinacaofinal (Texto).



  • uma tabela referenciando os códigos da classificação, ou seja, para cadastrar o plano de classificação e seus respectivos códigos que serão usados nas outras tabelas para identificar o documento. Exemplo de campos: codclassificacao (Texto); grupo (Texto); serie (Texto); subserie (Texto); tipodocumental (Texto).


Na consulta que será criada trabalharemos com dois principais campos: dataproducao (Data/Hora); tempocorrente (Número (Inteiro longo)) e a data atual que é buscada automaticamente no sistema pelo Access.

Logo, pensamos no seguinte cálculo: Data da produção do documento + Tempo no arquivo corrente < Data atual


Ou seja, somando a data de produção do documento com o tempo no arquivo corrente, tem que ser menor que a data atual para retornar os documentos.

Ok. Porém haverá um erro se a consulta for esta. Note que o campo da dataproducao é "Data/Hora" e do tempocorrente é "Número (Inteiro longo)". Ex.: DD/MM/AA (dataproducao) e 1 (tempocorrente). Este último foi feito assim, pensando em definir o tempo em anos.

Bom, a solução é multiplicarmos o número do campo tempocorrente por 365 (dias no ano). Após, realizar o cálculo acima proposto.

Criando a consulta
Clique no menu lateral em Consultas:


Clique em 'Criar consulta no modo design'. Adicione as três tabelas para a área de relacionamentos:


Faça os relacionamentos nas tabelas arrastando um campo da tabela para cima de outro na outra tabela. Ligue os campos: codclassificacao da tabela plano de classificação nos outros dois campos de mesmo nome em cada uma das outras duas tabelas. Veja o exemplo:


Agora defina os campos que aparecerão nesta consulta preenchendo o formulário abaixo dos relacionamentos. Próxima figura:


Nesta próxima etapa vamos construir a condição para criar a consulta, ou melhor, criar o cálculo citado antes. Clique com o botão direito do mouse na parte vazia do próximo campo, e em 'construir' como mostra a imagem a seguir:



Aparecerá uma janela onde deverá ser construído parte do cálculo. Navegando nas pastas laterais, construa a expressão conforme mostra a próxima figura e clique em OK.


Então voltará à tela anterior e ficará como mostra a próxima figura. Agora coloque a expressão <data() no campo 'critério'. Clique em Salvar e teste a nova consulta.


Esta consulta retornará todos os documentos cadastrados que já podem ser transferidos para o arquivo intermediário por ter vencido seu prazo no arquivo corrente.


Consulta para retornar os documentos passíveis de recolhimento

Você pode também fazer uma consulta retornando os documentos que já podem ser recolhidos ao arquivo permanente. Para isso, deve ser 'tempointermediario' + 'tempocorrente' + 'dataproducao' <data().
Mas lembre-se, como o campo tempointermediario também é de número inteiro longo, você deve multiplicar por 365. Assim, terá duas multiplicações por 365 na janela de construção de expressões. Veja o exemplo:


Note que esta consulta irá retornar TODOS os documentos que já venceram seus prazos no corrente e intermediário, independente da sua destinação final (eliminação ou descarte) exposto no campo 'destinaçãofinal' do documento.

Você pode exibir o campo 'destinaçãofinal' na consulta, preenchendo novamente o formulário abaixo da área de relacionamentos.


Obs.: Claro que não aparecerá nada se não tiver conteúdo de exemplo no banco de dados!

flw..

/Dhion Hedlund

Comentários

  1. Pode me dar a dica de como colocar um critério em consulta para mostrar o registro de cada cliente que tem a data mais recente de venda?

    ResponderExcluir

Postar um comentário

Postagens mais visitadas deste blog

Lista de 170 dos principais e mais notáveis Softwares Livres para Web

Ser gratuito não significa que não sejam poderosos. Muitos desses softwares têm funções superiores às encontradas em seus concorrentes pagos.

Muitos programadores contribuem para a construção de um Software Livre, compartilhando gratuitamente seu trabalho e, pedindo um auxílio às pessoas dispostas a ajudar. É isso que sustenta o movimento do Software Livre.

Também, se dedicam inteiramente à criar design diferenciado desses softwares de código aberto, sob demanda de empresas, pessoas e instituições que agora se tornam seus clientes. Outros, criam módulos e componentes à esses softwares, com funções específicas de determinado tipo de atividade de um empresa ou instituição, cobrando então pelo seu trabalho, que agora depende da aplicação principal que ele ajudou a desenvolver.

Esse idealismo pode criar ótimos programas. O Firefox é um dos melhores exemplos. Mas há muitos programas de código livre além dele. Conheça agora, 170 dos principais e mais notáveis Softwares Livres, construídos …

Conheça o Alfresco - Software Livre para Gestão Documental

Alfresco, é um sistema de Gestão de Documentos físicos/digitais empresarial (em inglês ECM "Enterprise Content Management") multi plataforma (Windows e Unix/Linux) de Código Aberto, desenvolvido em Java.
Muitas empresas utilizam para gestão de seus documentos, gestão de conteúdo Web e de colaboração (e-groupware). O Alfresco não é a única plataforma de ECM open source, mas para a gestão de documentos, colaboração e repositório documental, é um dois mais utilizados no mercado atualmente, implementando alta usabilidade e um modelo open source a 100%.

Atualização do ICA-AtoM - versão 1.2 para 1.3

Vídeo gravado no celular. Apresenta o procedimento realizado ao atualizar a versão 1.2 para 1.3 do software ICA-AtoM. (localhost) Ubuntu + MySql Administrator


Planejamento deve levar em conta a Gestão Documental

Escrito por Dgard Pinheiro (*)

Se o planejamento é a ciência de colocar no papel – hoje, na verdade, em sistemas computacionais – e de gerenciar todas as etapas do negócio, incluindo seus objetivos e os meios para que eles sejam atingidos, então, as empresas devem levar em conta a Gestão Documental como parte vital para o sucesso de um empreendimento. Isto porque os negócios envolvem o recebimento, envio e manuseio de uma quantidade enorme de documentos de várias origens, desde o tradicional papel, até os arquivos digitais – tais como as notas fiscais eletrônicas, fax, e-mail, documentos pessoais e formulários (estes, muito utilizados na coleta de informações em várias áreas: cadastros, escolas, pesquisas de mercado e de opinião etc).
Pode parecer que o planejamento envolve apenas a estratégia de negócios, a definição do plano de ação, a definição de produtos e serviços, preços, distribuição, marketing e divulgação. No entanto, ele vai além e deve incluir os processos de como a companhi…

Conheça o NUXEO - Software Livre para Gestão Documental

Atualizado em 16/09/2013.


          O Nuxeo é uma poderosa ferramenta de ECM (Enterprise Content Management - gestão de conteúdo empresarial) open source (código aberto), desenvolvido pela empresa francesa de mesmo nome. Nuxeo atualmente é utilizado por centenas de empresas ao redor do mundo e órgãos públicos, de médio e grande porte. No site do software é possível ver a lista de alguns usuários da ferramenta.           Nuxeo tem uma arquitetura ágil e flexível de última geração, utilizando o melhor do Java. Permite gerenciar os documentos de forma cômoda, realizando versões dos documentos, fluxos de trabalho associados aos documentos, publicação remota, busca avançada, integração com Microsoft Office e Open Office, etc.           Existe a versão open source do NUXEO, que é totalmente gratuita, e a versão "Nuxeo Studio". Esta última é um serviço diferenciado, onde há suporte 24hs por eles, manutenção do sistema, serviço de Cloud Computing (nuvem) etc. Neste caso é preciso p…

Botão para abrir formulário no LibreOffice-Base - Macros

Se você está começando a trabalhar com o Libre Office Base e não entende muito de programação, provavelmente já se deparou com a situação de não conseguir abrir um formulário a partir de um botão de pressão criado em outro formulário. Parecerá mais difícil ainda se você estiver acostumado a utilizar os assistentes do Microsoft Access.

No Libre Office Base é preciso criar uma macro para abrir um formulário a partir de um botão criado no modo desenho do formulário. Depois de criada a macro, é necessário chamar a função no evento "Ao aprovar ação" do botão.

Com o Libre Office Base aberto, vá em "Ferramentas >> Macros >> Organizar Macros >> Libre Office Basic". Na janela que aparecer, selecione "Minhas Macros >> Standards >> Module 1". Haverá um botão no menu lateral direito chamado "Editar". Clique para editar este módulo e insira a seguinte macro:

Eletrônico ou digital?

Diferença entre documento eletrônico e documento digital

Segundo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ):
“Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Exemplos: 1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete. 2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft  Ex…