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03 fevereiro 2013

Planejamento deve levar em conta a Gestão Documental


Escrito por Dgard Pinheiro (*)

Se o planejamento é a ciência de colocar no papel – hoje, na verdade, em sistemas computacionais – e de gerenciar todas as etapas do negócio, incluindo seus objetivos e os meios para que eles sejam atingidos, então, as empresas devem levar em conta a Gestão Documental como parte vital para o sucesso de um empreendimento. Isto porque os negócios envolvem o recebimento, envio e manuseio de uma quantidade enorme de documentos de várias origens, desde o tradicional papel, até os arquivos digitais – tais como as notas fiscais eletrônicas, fax, e-mail, documentos pessoais e formulários (estes, muito utilizados na coleta de informações em várias áreas: cadastros, escolas, pesquisas de mercado e de opinião etc).

Pode parecer que o planejamento envolve apenas a estratégia de negócios, a definição do plano de ação, a definição de produtos e serviços, preços, distribuição, marketing e divulgação. No entanto, ele vai além e deve incluir os processos de como a companhia irá capturar e lidar com informações críticas provenientes de várias origens, além de definir como isto será realizado, ou seja, inclui a definição das funções organizacionais e procedimentos, além de determinar qual é a melhor forma de utilizar as tecnologias Document Management System (DMS).

Vivemos a era do conhecimento e a Gestão Documental vem ganhando importância nas organizações e companhias que recebem grandes quantidades de documentos. Ela é peça vital para o planejamento da informação, que é um processo dinâmico e interativo que determina os objetivos, políticas e estratégias da gestão dos dados que sustentam um negócio. As empresas e organizações públicas, instituições de ensino e de pesquisa, veem a informação como vital para o desempenho de suas atividades e cumprimentos das metas de planejamento.

A boa gestão da informação proporcionada pela Gestão Documental ainda é um dos grandes desafios de empresas e governos e o crescente volume de informações disponibilizadas em documentos tende a dificultar o desempenho organizacional caso ela não possa ser tratada de forma adequada.

E vai além: ela contribui para a melhoria dos processos de gestão e das pessoas e abre espaço para o avanço da adoção de ferramentas para gestão de conteúdo Enterprise Content Management (ECM), de processos de negócios Business Process Management (BPM) e fluxo de trabalho (Workflow).

Desta forma, ao considerar a Gestão Documental em seu planejamento estratégico, o administrador estará garantindo que a sua companhia se alinhe com as melhores práticas de gestão, aumente a produtividade, reduza custos, adeque o plano de orçamentos evitando imprevistos com o extravio de informações vitais, aumentando a segurança e a acessibilidade à informação. E, além disso, dá um passo importante à sustentabilidade.


(*) Managing Director Brasil da ReadSoft, fornecedora de tecnologias para a gestão de documentos.

Fonte: http://docmanagement.com.br/12/20/2012/planejamento-deve-levar-em-conta-a-gestao-documental/


Em 03 fevereiro 2013

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