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Avaliação de documentos em SGBD’s



A crescente demanda e conseqüente produção de informações levam as organizações a aderirem novas tecnologias de informações. Um exemplo atual são os SGBD’s (Sistema Gerenciador de Banco de Dados) que manipulam as informações no banco de dados. Diminuem custos com espaço físico, impressão e acondicionamento. Contudo, o armazenamento de documentos (conjunto de informações orgânicas + suporte) em banco de dados, muitas vezes gera problemas de caráter arquivístico.

Ao gerir esta documentação sem ter um planejamento do conjunto de instrumentos que propiciará o tratamento documental, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, as conseqüências podem ser desastrosas para o funcionamento da organização. A implantação de um sistema de arquivos deve estabelecer todos os critérios arquivísticos que se exige, seja em ambiente digital, tradicional ou híbrido. Porém na maioria das organizações que utilizam SGBD, há um grande déficit no que se refere à avaliação dos documentos.

Segundo o DBTA, a avaliação de documentos consiste no “processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (DBTA, 2005, p.41)”. Esses valores a que se refere o dicionário definem o tipo de informação contida nos documentos. Para Schellenberg (1974) os valores dividem-se em: Primários (administrativo, jurídico ou fiscal) e Secundários (histórico probatório e/ou histórico informativo). Além da definição desses valores, ele lembra que a freqüência de uso dos documentos é outro fator importante na hora de avaliar. Este processo de avaliação materializa-se na “tabela de temporalidade documental”:

“Instrumento básico para o gerenciamento da documentação e dos arquivos, que permite não só a distinção das informações supérfluas das essenciais, como também o reaproveitamento dos espaços de armazenamento. Além disso, garante a preservação e a recuperação de informações, cuja guarda decorre de exigência legal, seja de interesse da organização e/ou apresente valor para a guarda permanente (INOJOSA, 1991)”.

A aplicação da tabela de temporalidade documental pode ser realizada no momento da criação e/ou inserção do documento na base de dados. Pensa-se numa proposta de se classificar avaliando, concomitantemente. Segundo Lopes, “a tabela de temporalidade é, ao mesmo tempo, um procedimento classificatório, avaliativo e descritivo, preso à questão do valor das informações” (LOPES, 1997. apud GARCIA, 2010 p. 04). O autor coloca que é possível classificar a avaliar ao mesmo tempo, mas sem esquecer que a classificação é a base da ação.

Mesmo que as organizações possuam somente documentos nato-digitais, ou pelo menos grande parte dela em formato digital (ambientes híbridos), a avaliação torna-se perfeitamente realizável também nesses arquivos, afinal o que mudam são os suportes; e a avaliação permite julgar o grau de importância do “conteúdo”, independente do tipo de suporte. Desta maneira, será possível obter todos os resultados benéficos do processo de avaliação, também no ambiente digital. Citemos alguns: aumento no índice de recuperação dos documentos e das informações; redução da massa documental dos arquivos, liberação de espaço físico (e/ou espaço digital) e redução de peso; melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais; etc. (GARCIA, 2010).

Nessa perspectiva, o SGBD pode ser uma ferramenta de grande ajuda na atividade do arquivista. Como afirma Elmasri e Navathe (2002, p. 04 apud Thomaz, 2004, p. 96) o SGBD é um software genérico que facilita os processos de definição, construção e manipulação de banco de dados, permitindo o controle centralizado de sua segurança e integridade. As principais características que constituem um SGBD são: independência dos dados, redundância controlada, integridade dos dados, acesso simultâneo aos dados, facilidade de obtenção de informação atualizada e diferentes vistas da base de dados. Uma dessas características – a facilidade de obtenção de informação atualizada - pode ser fortemente abalada devido à inexistência do processo de avaliação de documentos.

Cabe lembrar que um SGBD trabalha com informações e dados independentes, entretanto quando se fala em avaliação documental em SGBD refere-se ao documento digital, ou seja, o conjunto de informações orgânicas (referentes a algo e que não tem sentido quando sozinhas). Por exemplo, todas as informações de um trabalhador da empresa: nome, endereço, telefone, escolaridade, salário, etc. se estiverem separadas, não terão sentido para a empresa, e quando juntas formam um documento referente àquela pessoa.

O processo de selecionar uma ferramenta adequada para gerenciar os documentos em bancos de dados não é fácil, não existe uma que atenda todas as necessidades de todas as organizações, isso porque cada organização tem suas peculiaridades. Se ela não possuir condições de contratar um analista de sistemas e um arquivista para construir seu sistema de gestão de documentos eletrônicos, a sugestão é que o arquivista quando precisar trabalhe com ferramentas open source, específicas para cada idade do documento, por exemplo: em um arquivo histórico, com um repositório de arquivos digitais (que é específico para arquivos permanentes), ou se for uma empresa com documentos correntes e intermediários, com uma ferramenta que contemple no mínimo funções auxiliares no desempenho da: produção, classificação, avaliação e aquisição dos documentos. Se for uma organização que trabalhe com as três idades do documento, o sugerido é que se juntem tais ferramentas para se obter pleno funcionamento de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)1.

Portanto, um SGBD deve propiciar essa função de estabelecer datas de “permanência” do documento na base de dados, e quando chegar o fim do prazo estipulado de acordo com a tabela de temporalidade, este documento seja automaticamente transferido para locais (pastas) previamente criadas, para posterior eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. Isto supõe a implementação de um sistema de gestão eficaz, transparente, onde cada documento tem um lugar correspondente a seu momento: trâmite, vigência, prazo precaucional e guarda permanente; pois o armazenamento exagerado de informações sem a função arquivística de avaliação de documentos, influencia não só na recuperação da informação, mas também em maiores custos com espaço no banco de dados, mistura das informações essenciais com informações supérfluas da empresa e com o decorrer do tempo, a possibilidade de ocorrer bugs (erros) com o SGBD. Essas falhas ocasionais que podem ocorrer nos SGBD’s normalmente acontecem exatamente pela enorme quantidade de informações que ultrapassa a capacidade do SGBD em gerenciá-las e também pela inserção de grandes arquivos (LOB’s; BLOB’s; CLOB’s)2 – fotos, vídeos, áudios - onde a transferência desses arquivos também se torna baixa. Em vista disso que há certos SGBD’s que armazenam apenas a localização dos arquivos.

Concluindo, uma organização que ultrapassa o paradigma do papel e pensa estar tirando benefícios com isso, deve pensar e repensar sobre a eficiência do seu sistema de arquivos, principalmente no que diz respeito à avaliação: a destinação dos documentos. A organização que usa ou fará uso de um SGBD para arquivos correntes e intermediários deve optar junto com o arquivista por um que possua também esta função de determinar o tempo em que este documento ficará no banco de dados. Assim, a organização poderá usufruir dos benefícios da avaliação documental em seu contexto de trabalho e preservará informações essenciais para as gerações futuras.


1 O e-ARQ Brasil, publicação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Disponível em < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=20> Acesso em 20/set/2010.
2 LOB – Large Object; BLOB – Binary Large Object; CLOB – Character Large Object.

Referências:
ELMASRI, Ramez, NAVATHE, Shamkant B. Sistemas de banco de dados: fundamentos e aplicações. 3. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2002. 837 p.
GARCIA, Olga Maria Correa. Unidade I: Introdução ao estudo da avaliação documental. Santa Maria: [2010]. 05 f. Notas de aula.
INOJOSA, Rose Marie. Gerenciamento de documentos e avaliação. Unesp, 1991.
LOPES, Luis Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro, Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, 1997.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1974.
THOMAZ, Kátia de Padua. A preservação de documentos de caráter arquivístico: novos desafios, velhos problemas. 2004. 388 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte.

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Dhion C. Hedlund





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