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Gestão Eletrônica de Documentos (GED)



A ciência arquivística permite a interdisciplinaridade com outras várias áreas do conhecimento. Uma delas é a TI (Tecnologia da Informação) que freqüentemente vem sendo introduzida no processo arquivístico devido ao constante avanço tecnológico que vem ocorrendo na sociedade e, portanto dentro de cada organização que produza documentos. A agilidade e aumento do índice de recuperação das informações e a redução da massa documental são alguns benefícios resultantes dessa união.

A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma área do conhecimento que está inserida no grande campo da Ciência da Informação e também da TI, sendo resultado dessa interdisciplinaridade.

Enquanto a Ciência da informação "considera a informação, lato sensu, como seu objeto" e a Arquivologia tende a considerar "os arquivos" como seu único objeto (JARDIM, 1995 p. 48), percebemos um forte vínculo entre essas áreas, já que a informação não existe sem um suporte, e visto que o suporte mais a informação caracteriza um documento. Deste modo, sendo a Arquivologia uma ciência pertencente ao campo da Ciência da Informação, o gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma área de estudos tanto para os arquivistas quanto para os analistas de sistemas que o programam. A criação, controle (classificação, avaliação), manipulação, arrmazenamento (conservação), acesso, difusão e recuperação da informação cabe ao arquivista procurar o melhor modo de realizar dentro deste sistema eletrônico, evidenciando a importância do trabalho em conjunto destes profissionais no momento da implantação de um sistema GED.

Um conceito interessante é a constante na Wikipedia: "Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão electrónica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação. Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (http://pt.wikipedia.org)."

Referências:

JARDIM, J. M. . As relações entre a Arquivística e a Ciência da Informação. Cadernos de Pós Graduação Em Ciência da Informação, 1995.


Comentários

  1. Bom o post. Eu li uma indicação no www.ged.net.br e valeu à pena a leitura.

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  2. Olá Dhion, se possível, eu gostaria de acrescentar que o processo arquivístico associado a tecnologia da informação já acontece há anos no Brasil, sendo um pólo de destaque no mundo. Claro que a adoção desta tecnologia pelas pequenas e médias empresas ainda é um tabú, mas a TI tem incorporado soluções cada vez mais práticas e baratas para viabilizar isso, um exemplo disso é o uso da computação em nuvem e a consulta dos documentos em software disponibilizado pela internet.

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  3. e isso começou com a chamada "automação de escritórios" a partir dos anos 70 no Brasil... claro que o uso intensivo da internet como suporte para as empresas é recente... porém quero ressaltar que hoje ainda é grande o receio por parte de certas empresas especialmente pequenas e médias como vc falou, para adotarem a TI dentro de seus processos.... e em vista dessa mudança que precisamos cada vez mais de profissionais da informação capazes de projetar, implementar e GERIR a informação arquivística da empresa/organização com precisão, eficiência e rapidez....

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